Internes Kontrollsystem

Jedes prüfungspflichtige Unternehmen hat Maßnahmen zur Vermögenssicherung und zur Gewährleistung der Richtigkeit der finanziellen Berichterstattung zu treffen. Das IKS ist die Gesamtheit dieser Maßnahmen.

Eine wesentliche Aufgabe des IKS ist der Unterschlagungsschutz. Über technische und organisatorische Präventionsmaßnahmen hinaus muss effektiver Unterschlagungsschutz auch Anreizsysteme und Unternehmenskultur miteinbeziehen.

Die bedeutendsten Ansatzpunkte eines effektiven Anti Fraud Management bestehen darin,

Dem Willen zur Unterschlagung kann auf Ebene der Unternehmenskultur und Personalpolitik wirksam begegnet werden. Ziel unternehmenskultureller Maßnahmen im Anti Fraud Management ist die Identifikation des Einzelnen mit dem Unternehmenserfolg insgesamt. Neben einem explizit formulierten und kommunizierten Unternehmensleitbild schließen diese Maßnahmen unbedingt auch ein aktiv gepflegtes Vertrauensverhältnis der Mitarbeiter zur Unternehmensführung ein. Personalpolitisch sind entsprechende Auswahlverfahren vorzusehen und geeignete Anreizsysteme zu installieren.

Um die Aufmerksamkeit des Einzelnen gegenüber Unterschlagungen zu fördern, sollte die Unternehmenskultur kein unterschlagungsfreies Unternehmen vorspiegeln. Vielmehr muss das Thema Unterschlagung als schädliches Alltagsphänomen begriffen werden, das durch die Mithilfe und zum Wohle aller Mitarbeiter in den Begriff zu bekommen ist. So kann aktive Aufdeckungspolitik offen in die Unternehmensprozesse integriert werden. Diese Aufdeckungspolitik schafft im Nebeneffekt zu den direkten Aufdeckungserfolgen ein praktisch wirksames Abschreckungspotenzial.

Im Unternehmensleitbild muss kommuniziert sein, dass die Aufdeckungspolitik sich ausschließlich gegen dolose Handlungen richtet und nicht der allgemeinen Überwachung dient. Das grundsätzliche Vertrauen der Unternehmensführung in die Fähigkeiten und die Integrität jedes einzelnen Mitarbeiters muss schlüssig vermittelt werden.

Typische Maßnahmen einer wirksamen Aufdeckungspolitik sind neben den retrospektiven Prüfungstätigkeiten der Internen Revision oder des externen Abschlussprüfers die Einrichtung von anonymen Meldeverfahren, insbes. einer sog. Whistleblower Hotline, und die automatische Erkennung von dolosen Handlungen durch Suche in Datenbeständen.

Whistleblower Hotlines erlauben dem Mitarbeiter, per Telefon, Fax, Internet und E-Mail Unterschlagungsfälle garantiert anonym zu melden. Die Anonymität dient dem Abbau von Hemmungen aufgrund im engeren Arbeitsumfeld drohenden sozialen oder disziplinarischen Sanktionen. Durch die Auslagerung der Whistleblower Hotline zu einem vertrauenswürdigen externen Dienstleister kann die gewährte Anonymität noch unterstrichen werden.

Aufgedeckte Fälle können unter Wahrung der Persönlichkeitsrechte der betreffenden Mitarbeiter bekannt gegeben werden.

Mit weiteren Fragen zum Thema Unterschlagungsschutz wenden Sie sich gerne direkt an uns.

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